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Accès Bénévolat recrute : adjoint(e) administratif(ve)

14 juin 2022

Accès Bénévolat est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) !

RÉSUMÉ DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la direction générale et dans le respect des limites autorisées, l’adjoint(e) administratif(ve) coordonne ou exécute des tâches reliées au secrétariat, à l’administration et à la comptabilité dans le but d’optimiser l’administration de l’organisme et le déroulement des activités. Il ou elle soutient la direction générale et l’équipe de travail dans la planification et la réalisation de leurs activités.

Ce poste demande de la discrétion et requiert, en plus de la maîtrise du français et des techniques de bureautique, tact, entregent et courtoisie, sens de l’organisation et initiative.

 

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES

 

Service à la clientèle

  • Accueille les visiteurs hors rendez-vous.
  • Répond aux demandes d’information générale.

 

Coordination et gestion de l’information

  • Dépouille, distribue et traite, selon le cas, le courrier entrant par voie électronique et par la poste.
  • Prépare et voit à l’expédition du courrier sortant selon le moyen approprié.
  • Rédige la correspondence administrative.
  • En collaboration avec les membres de l’équipe, corrige et met en page les lettres officielles, rapports et autres documents.
  • En collaboration avec les membres de l’équipe, participe à la rédaction du rapport d’activités annuel.

 

Soutien à la comptabilité

  • Fait les comptes de dépenses (CDD) des employés.
  • Reçoit les chèques à être encaissés et effectue les dépôts à la banque.
  • Prépare et envoie les factures. Effectue le suivi des paiements.
  • Prépare le paiement des factures fournisseurs sur AccèsD à chaque fin de mois. Au besoin, fait l’ajout des nouveaux fournisseurs dans AccèsD.
  • Émet les chèques et procède aux envois.
  • Transmet les documents comptables à la comptable externe à chaque fin de mois (factures, dépôts, relevés, courriers gouvernementaux) et fait un suivi régulier.
  • Avec la direction générale, valide les feuilles de temps des employés. Traite la paie sur EmployeurD.
  • Effectue le classement des pièces comptables en conformité avec les règles établies par l’organisme et les exigences des normes comptables.
  • Participe à l’élaboration du budget annuel.
  • Ajuste et fait le suivi du budget et des prévisions trésorières mensuellement.
  • Assiste la direction générale pour compléter les formulaires de reddition de comptes. Prépare et envoie les documents requis pour la reddition des comptes auprès des bailleurs de fonds.
  • Fournit au vérificateur les pièces justificatives pour la vérification financière annuelle.

 

Gestion administrative

  • Fait le suivi des renouvellements d’abonnements et de cotisations.
  • Avec la direction générale, dresse un calendrier des divers échéanciers liés à l’administration (envoi demandes de financement, réclamation des taxes, déclarations diverses, etc.) et fait le suivi.
  • Compile des statistiques à la demande de la direction générale.
  • Complète les mises à jour de profils, évaluations ou sondages venant des partenaires et regroupements.
  • Prépare les contrats divers, ententes de subventions ou autres documents officiels avec la direction générale.
  • Prépare l’accueil des nouveaux employés (formulaires à compléter, trousse de REER collectif, présentation des politiques, remise des clés, etc.)
  • Fait le suivi des ententes de service entre l’organisme et ses fournisseurs. Surveille l’exécution des contrats relatifs à l’entretien de l’immeuble.
  • Comptabilise les heures de bénévolat des administrateurs du CA dans la base de données.

 

Organisation et logistique

  • Gère le calendrier d’occupation de la salle de réunion. Prépare le contrat de location et assure le lien avec le locataire.
  • Tient à jour l’agenda commun de l’équipe et, au besoin, de la direction générale.
  • Assume la logistique des réunions, en présentiel ou en virtuel selon le cas.
  • Assume la logistique de l’assemblée générale et des activités avec les membres en collaboration avec le responsable concerné.
  • S’assure de la disponibilité des fournitures de bureau et d’entretien.
  • Voit au bon fonctionnement des équipements de bureau et de sécurité.
  • Coordonne la mise en place du télétravail pour les nouveaux employés et au besoin, pour les bénévoles.
  • Coordonne les interventions des techniciens extérieurs lorsque requis.

 

QUALITÉS PERSONNELLES ET PROFESSIONNELLES

  • Discrétion, jugement, honnêteté
  • Courtoisie, entregent
  • Polyvalence, débrouillardise et souplesse devant la diversité des tâches
  • Croyance en la valeur du bénévolat et sensibilité aux causes sociales et humanitaires

 

EXIGENCES

  • DEC en secrétariat ou en bureautique, AEC – programme d’adjoint administratif
  • Trois (3) années d’expérience pertinente, selon le diplôme à l’appui de la candidature. Une expérience de travail supérieure peut compenser une scolarité moindre et vice-versa
  • Expérience et habileté pour les communications téléphoniques et par courriel
  • Connaissance EmployeurD
  • Connaissance Sage50 (un atout)
  • Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit, anglais fonctionnel
  • Bonne capacité rédactionnelle
  • Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook
  • Habilité à travailler avec une base de données
  • Facilité à travailler en équipe

 

CONDITIONS OFFERTES

  • Salaire horaire entre 21,90 $ et 22,78 $ selon l’expérience
  • REER après la période de probation
  • Trois semaines de vacances après la première année
  • Deux semaines de congés pendant les fêtes de fin d’année
  • 9 jours (63 heures) de congé maladie

 

NATURE DU POSTE
Poste permanent à pourvoir immédiatement, temps plein

 

COMMENT POSTULER

Veuillez faire parvenir une lettre de motivation ainsi qu’un curriculum vitae à l’attention de Patricia Quintard, directrice générale, par courriel à patricia.quintard@accesbenevolat.org.

 

DATE LIMITE POUR POSTULER
Le jeudi 28 juillet 2022


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Les témoignages

Grâce à vous, j’ai trouvé deux endroits à faire du bénévolat à long terme environ 20 heures par semaine je suis très heureux de mon implication.

François

Bénévole

Le service est de grande qualité et les bénévoles sont très professionnel.le.s et correspondent parfaitement à la demande.

Compagnons de Montréal

Dès que je demande des bénévoles, je suis certaine que tout est fait pour que j’aie des candidat.e.s.

Bureau de la communauté haïtienne de Montréal

Le bénévolat est devenu pour moi une source intarissable de bonheur. Donner de bon cœur, donne un sens à ma vie. Je ne sais pas toujours quel impact mon geste aura sur les gens. Mais si je peux faire une différence positive, même petite soit elle, dans la vie de ceux-ci, hé bien, j’aurais accompli ma "mission".

Mélanie

Bénévole

Si nous avons un problème dans la gestion des bénévoles, Accès Bénévolat est toujours là pour nous orienter et nous aider.

Regroupement des Aveugles et Amblyopes du Montréal métropolitain

L’équipe est enthousiaste et disponible pour nous assister à la réalisation de nos objectifs.

Association d’entraide Le Chaînon

Je suis contente que vous existiez, étant à la retraite cela m’occupe et me rend de bonne humeur.

Micheline

Bénévole

Je peux dire qu’Accès Bénévolat a été un service très efficace de mon côté. En plus de m’avoir aiguillée aux bons endroits à quelques reprises pour du bénévolat, ils m’ont permis de décrocher un emploi comme intervenante.

Marianne

Bénévole

L’équipe d’Accès Bénévolat est super accueillante !

Nadine

Bénévole

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